Зачем нужен отчёт дня
Владелец не может сидеть на точке каждую смену. Отчёт дня — его способ увидеть смену целиком за пять минут и поймать расхождения, пока они свежие: касса не сошлась, заказ закрыт без оплаты, мастер сделал шесть машин, а в отчёте четыре.
Отчёт дня — управленческий документ, не фискальный. Фискальный отчёт о закрытии смены формирует онлайн-касса и отправляет в ОФД; управленческий отчёт должен с ним сходиться по сумме наличных и безнала, но содержит гораздо больше.
Что должно быть в отчёте
- Заказы. Открыто, закрыто, отменено; сколько осталось незакрытых и почему.
- Выручка по видам оплаты: наличные, карта через эквайринг, перевод, безнал от юрлиц, оплата бонусами и депозитом; отдельно — выручка по работам и по запчастям.
- Касса. Остаток на начало, приход, расход из кассы (закупки, инкассация, выплаты), остаток на конец — и сумма по фискальному отчёту для сверки.
- Сотрудники. Кто работал, сколько заказов и нормо-часов на каждого, сумма начисления за смену.
- Показатели. Средний чек, заездов на пост, загрузка.
- Особое. Долги клиентов, возвраты, жалобы, поломки оборудования, остатки химии или расходников, если они списываются посменно.
- Подпись закрывшего смену — в бумажном варианте или по учётной записи в программе.
Типичная ошибка
Сводить отчёт к одной цифре «выручка 48 000 ₽». Без разбивки по видам оплаты не найти недостачу: карта прошла, а наличные «потерялись». Вторая ошибка — закрывать смену с незакрытыми заказами: назавтра никто не помнит, оплатили их или нет, и выручка «размазывается» между днями.
Пример
Мойка, 3 поста, смена 9:00–21:00. Заказов закрыто 41, отменено 2, незакрытых 0. Выручка 22 450 ₽: наличные 6 200 ₽, карта 14 850 ₽, бонусами списано 1 400 ₽. Касса: начало 5 000 ₽, приход 6 200 ₽, расход 1 800 ₽ (химия), конец 9 400 ₽ — сошлось с пересчётом. Фискальный отчёт: 21 050 ₽ — совпадает с наличными плюс картой. Сотрудники: два мойщика — 21 и 20 машин, начислено по 30 % от работ. Средний чек 548 ₽, 13,7 машины на пост. Особое: клиент по заказу № 1187 не оплатил 650 ₽, обещал завтра — записан в долги.
Где это в учёте
В программе для мойки или сервиса отчёт дня собирается автоматически из закрытых заказов, оплат и смен сотрудников — администратору остаётся пересчитать наличные и подтвердить закрытие. Расхождение между управленческим и фискальным отчётом — первый сигнал для разбора. В Автотехе отчёт дня доступен в аналитике и может отправляться владельцу в Telegram при закрытии смены.
Связанные термины
По теме на сайте
Учёт, в котором это уже есть
Автотех — программа для автомойки, шиномонтажа, детейлинга и автосервиса. Бесплатная версия без срока.