Управленческий учёт автосервиса: где деньги и кому вы должны
Кассы точек, счета организаций, расходы по статьям, кредиты и лизинг — на одной странице, из тех же заказов, что ведёт смена.
Управленческий учёт автосервиса нужен, чтобы ответить на три вопроса владельца: сколько денег есть сейчас, куда ушли деньги за месяц и сколько ещё должны банку, лизингу и поставщикам. В Автотехе на это отвечает раздел «Деньги». Оплаты заказов, хранения шин и парковки ложатся в него сами: наличные — в кассу точки, карта, СБП и переводы — на счёт организации. Руками вносятся только расходы, поступления со стороны и переводы между своими.
Главная страница раздела показывает, где деньги сейчас — по каждой кассе и каждому счёту, и что произошло за период: приход по заказам, депозитам и внесённое вручную, расход по статьям, переводы между своими. Расходы разносятся по статьям — аренда, ЖКХ, налоги, комиссия банка, реклама и ваши собственные, — и видно, какая статья съедает больше всего. Отдельно — кредиты, рассрочки и лизинг: сколько всего должны, сколько в месяц и когда следующий платёж.
Записи в разделе не удаляются: ошибочную операцию отменяют встречной строкой, а любая правка прошедшего дня попадает в журнал изменений — кто, когда и что было до правки. Остаток счёта сверяется с банковской выпиской: вносите остаток по выписке, программа показывает расхождение. Раздел «Деньги» входит в тариф «Бизнес» — 3 990 ₽ в месяц за точку.
Что умеет модуль
Где деньги сейчас
- Плитка на каждую кассу точки и каждый счёт в банке, итог «Всего у организации»
- Остаток кассы — тот же, что «Должно быть в кассе» в «Отчёте дня»
- Остаток счёта считается из движений с дня, с которого вы ведёте его в программе
- Несколько организаций: точки группируются по ИНН из реквизитов, суммы разных юрлиц не смешиваются
- Настройка «способ оплаты → место хранения»: куда ложатся карта, СБП, перевод, топливная карта
- Расчёты «Вне кассы» по длинным заказам — отдельной строкой, в остатки не входят
Операции и статьи
- Три кнопки: «Расход», «Поступление», «Перевод между своими» — вид операции программа определяет сама
- Поля «Сколько», «За что», «Когда», «Откуда», «Кому», «По документу» и до пяти фото чека или счёта
- Статьи расходов по группам, стартовый список: аренда, ЖКХ, автохимия и расходники, оборудование, налоги, комиссия банка, реклама
- Справочник получателей: арендодатель, поставщики, подрядчики выбираются из списка
- Инкассация и перемещения между кассами и счетами отражаются в кассе наличных автоматически
- Оплата поставщику за материалы и поступления от юрлиц разносятся по накладным и месячным счетам
Отчёт за период
- «Движение за период»: приход, расход, переводы и итог «Изменение за период»
- «По статьям»: доля и сумма каждой статьи расхода
- «Чем платили»: приход по способам оплаты — наличные, карта, СБП, перевод
- Переплаты клиентов — своей строкой, а не в выручке
- Подсказка под формой: какая доля расходов периода осталась без статьи
Обязательства и приобретения
- Кредиты, рассрочки и лизинг: всего к выплате, платёж в месяц, следующий платёж и сколько платежей осталось
- Уже выплаченное до начала учёта вносится одной суммой и не попадает в расходы
- Платёж проводится кнопкой «Провести» из кассы или со счёта, можно частями из разных мест
- Досрочное закрытие обязательства одной операцией
- Реестр «Приобретения»: оборудование, инструмент, мебель, техника — что купили, когда и за сколько
- Продажа купленного и «Вернуть в работу» с предупреждением, что именно отменится
Контроль
- Удаления нет: отмена — встречная строка, исходная остаётся зачёркнутой
- Сумма, день и место у проведённой операции не правятся — только отмена и новая запись
- Журнал изменений: правки после закрытия дня с автором, временем, «было → стало» и отметкой, сдвинулись ли деньги
- Сверка остатка счёта с выпиской и сверка кассы пересчётом
- Права: ввод и чтение — по праву на кассу, отмена операций и справочник статей — владелец или управляющий
Частые вопросы
- Чем это отличается от бухгалтерии?
- Бухгалтерия нужна для налоговой и отчётности, управленческий учёт — для решений владельца. Раздел «Деньги» не заменяет 1С и не сдаёт отчётов. Он показывает живые деньги бизнеса: сколько в каждой кассе и на каждом счёте, на что ушло за месяц и сколько ещё платить по кредитам и лизингу. Данные берутся из тех же заказов, что ведёт смена, поэтому сводить таблицы в конце месяца не нужно.
- Покажет ли программа чистую прибыль?
- Одной цифрой «чистая прибыль» — пока нет, и мы не будем делать вид, что есть. В «Аналитике» считается маржа заказов: оплаченная выручка минус материалы, вознаграждения и закупка проданных товаров. В «Деньгах» видны постоянные расходы по статьям — аренда, налоги, реклама. Вместе они дают картину, сколько бизнес зарабатывает, но вычесть одно из другого пока нужно самому.
- Нужно ли вносить выручку руками?
- Нет. Оплаты заказов, хранения шин, абонементов на парковку и пополнения депозитов ложатся в раздел сами: наличные — в кассу точки, безнал — на счёт организации по настройке «способ оплаты → место хранения». Руками вносятся только расходы, поступления со стороны и переводы между своими кассами и счетами.
- Можно ли загрузить банковскую выписку?
- Загрузки файла выписки пока нет: операции по счёту вносятся руками. Зато есть сверка: вы указываете остаток по выписке на дату, программа сравнивает его с расчётным и показывает расхождение. Если потом внесли забытый расход задним числом, расхождение пересчитается само.
- Как учесть кредит или лизинг?
- Заведите обязательство: сумму к выплате, платёж в месяц, дату последнего платежа и сколько уже выплатили до начала учёта. Программа покажет, сколько осталось, когда следующий платёж и сколько платежей впереди. Платёж проводится кнопкой «Провести» — это обычный расход из кассы или со счёта, поэтому остатки и отчёты сходятся.
- Что если сотрудник поправит операцию задним числом?
- Удалить операцию нельзя — только отменить встречной строкой, и исходная запись останется в ленте зачёркнутой. Сумму, день и место хранения у проведённой операции не поменять. Любая правка, коснувшаяся прошедшего дня, попадает в журнал изменений с автором, временем и значениями до и после.
- У меня несколько юрлиц. Деньги не смешаются?
- Нет. Организация определяется по ИНН из реквизитов точек: у каждой — свои кассы и свой счёт, итоги считаются по организации. Сотрудник видит организацию целиком, только если ему открыты все её точки.
Соседние модули
Как это работает на вашей площадке: